Crear colecciones y añadir canales RSS


Por defecto, Zotero tiene una carpeta llamada Mi Biblioteca que incluye todas las referencias que vamos guardando.

Desde el botón Nueva colección podemos crear tantas como queramos para poder organizar las referencias. También se pueden crear sub-colecciones arrastrando una carpeta dentro de otra o seleccionando una colección con el botón derecho del ratón y eligiendo Nueva sub-colección en el menú.

   

La Biblioteca Mis Publicaciones permite crear un listado de los trabajos propios y compartirlos en la página de perfil de zotero.org, asignándoles la licencia de uso que decidamos.

Desde el botón Nueva Biblioteca > Nuevo canal, podemos suscribir canales RSS (por ejemplo de revistas) para facilitar incorporación de los nuevos artículos que recibamos por estos canales a nuestra biblioteca.

Añadir referencias a una colección


Una referencia puede estar en varias colecciones a la vez. Para añadir referencias a una colección las seleccionamos y las arrastramos desde el panel central a la colección que nos interese.

Al arrastralas, las referencias se mantienen en las dos colecciones (lo que hacemos es copiarlas). 

Si lo que queremos es mover las referencias tenemos que hacerlo pulsando a la vez la tecla de mayúscula, o bien, arrastrarlas a la nueva colección y luego quitarlas en la colección de origen.

Para eliminar una referencia podemos:

  • Quitarla de la colección (continúa estando en Mi Biblioteca y en cualquier otra colección en la que estuviera incluida): con el botón derecho > Quitar elemento de la colección o con la tecla Supr.
  • Moverla a la papelera: con el botón derecho > Mover elemento a la papelera. Esto la elimina de todas las colecciones y pasan a la Papelera. Desde ahí podemos restaurarlas a la biblioteca o eliminar el elemento de manera definitiva.

    

Para saber en qué colección o colecciones tenemos almacenadas las referencias de Mi Biblioteca, tenemos que seleccionar la referencia y pulsar la tecla Ctrl. La colección aparecerá resaltada.

Ordenar las referencias


La información que se muestra de cada referencia en el panel central puede personalizarse, incluyendo las columnas que se seleccionen.

El listado de referencias puede ordenarse por cada una de las columnas pinchando en el nombre de la columna, eligiendo otra para la ordenación secundaria.

 

Utilizar las etiquetas


En la parte inferior del panel izquierdo de Zotero que contiene las colecciones se encuentra el panel de las etiquetas.

Las etiquetas son palabras clave que ayudan a describir la temática de las referencias y que se pueden utilizar para realizar búsquedas dentro de nuestras colecciones, elaborar listados, etc.

Algunas etiquetas son automáticas y se incorporan junto con la referencia en el momento de guardarla (son los que tienen el icono de la etiqueta naranja). Si no queremos que estas etiquetas se recuperen de manera automática podemos indicarlo desde el menú Editar > Preferencias > General, desmarcando el check de Etiquetar elementos automáticamente con palabras clave y encabezados de materia.

Además, cada usuario puede definir todas las etiquetas que quiera (identificadas porque tienen el icono de la etiqueta en color azul).

Para añadir una etiqueta hay que seleccionar la referencia y en la pestaña Etiquetas pulsar el botón añadir. Además, se puede asignar un color distintivo a las etiquetas seleccionándolas en el panel de etiquetas con el botón derecho del ratón y eligiendo la opción Asignar color. Este color se muestra justo delante del título de la referencia.

Para añadir una etiqueta a un conjunto de referencias, podemos seleccionarlas y arrastrarlas encima de la etiqueta que se quiera añadir.

Las etiquetas también pueden añadirse a los documentos y las capturas de la Web que se incluyan en cada referencia.

Las etiquetas pueden utilizarse como filtros para recuperar referencias de nuestras colecciones. Seleccionando una etiqueta, en el panel central se muestran todas las referencias que la contienen. Se puede seleccionar más de una etiqueta a la vez.

Adjuntar ficheros y notas


Desde el icono Añadir adjunto o seleccionando la referencia con el botón derecho del ratón se pueden adjuntar ficheros a las referencias de nuestra biblioteca. También pueden añadirse enlaces a una página web o a la ubicación del archivo en nuestro ordenador.

Si adjuntamos un fichero PDF es posible subrayar y añadir anotaciones en el mismo:

  • Abrimos el archivo
  • Realizamos las anotaciones, etc. en el documento
  • Guardamos los cambios

Hay varias opciones para añadir Notas a una colección o a una referencia:

  • Con el icono de la barra de herramientas
  • Seleccionando la referencia con el botón derecho del ratón
  • En la pestaña Notas del panel de información de la referencia con el botón añadir

Las notas añadidas a colecciones se muestran en el panel central al nivel de las referencias.

Detección de duplicados


Al seleccionar Items duplicados vemos las referencias detectadas como duplicadas en el panel central.

Si escogemos una de ellas, Zotero marca las duplicadas y muestra la opción de fusionar los ítems. Si existen diferentes versiones o cambios en la información de algún campo podemos decidir con qué información nos quedamos.

Buscar referencias


En la barra de herramientas hay una casilla de búsqueda rápida que localiza los términos introducidos en la colección seleccionada (bibliotecas de grupo y fuentes incluidas).

Si pulsamos en el icono de la lupa, se abre el formulario de búsqueda avanzada en el que podemos definir en qué bibliotecas o fuentes busca e incorporar gran variedad de condiciones y criterios de búsqueda.

Las búsquedas guardadas se integran en las colecciones con un icono propio (incluye una lupa en la carpeta).