Una referencia puede estar en varias colecciones a la vez. Para añadir referencias a una colección las seleccionamos y las arrastramos desde el panel central a la colección que nos interese.

Al arrastralas, las referencias se mantienen en las dos colecciones (lo que hacemos es copiarlas). 

Si lo que queremos es mover las referencias tenemos que hacerlo pulsando a la vez la tecla de mayúscula, o bien, arrastrarlas a la nueva colección y luego quitarlas en la colección de origen.

Para eliminar una referencia podemos:

• Quitarla de la colección (continúa estando en Mi Biblioteca y en cualquier otra colección en la que estuviera incluida): con el botón derecho > Quitar elemento de la colección o con la tecla Supr.
• Moverla a la papelera: con el botón derecho > Mover elemento a la papelera. Esto la elimina de todas las colecciones y pasan a la Papelera. Desde ahí podemos restaurarlas a la biblioteca o eliminar el elemento de manera definitiva.

    

Para saber en qué colección o colecciones tenemos almacenadas las referencias de Mi Biblioteca, tenemos que seleccionar la referencia y pulsar la tecla Ctrl. La colección aparecerá resaltada.

La información que se muestra de cada referencia en el panel central puede personalizarse, incluyendo las columnas que se seleccionen (los campos disponibles se muestran al seleccionar con el botón derecho del ratón). 

El listado de referencias puede ordenarse por cada una de las columnas pinchando en el nombre de la columna, eligiendo otra para la ordenación secundaria.

 

Desde el botón Nueva Biblioteca > Nuevo canal, podemos suscribir canales RSS (por ejemplo de revistas) para facilitar incorporación de los nuevos artículos que recibamos por estos canales a nuestra biblioteca.

Al seleccionar Items duplicados vemos las referencias detectadas como duplicadas en el panel central.

Si escogemos una de ellas, Zotero marca las duplicadas y muestra la opción de fusionar los ítems. Si existen diferentes versiones o cambios en la información de algún campo podemos decidir con qué información nos quedamos.

En la parte inferior del panel izquierdo de Zotero que contiene las colecciones se encuentra el panel de las etiquetas.

Las etiquetas son palabras clave que ayudan a describir la temática de las referencias y que se pueden utilizar para realizar búsquedas dentro de nuestras colecciones, elaborar listados, etc.

Algunas etiquetas son automáticas y se incorporan junto con la referencia en el momento de guardarla (son los que tienen el icono de la etiqueta naranja). Si no queremos que estas etiquetas se recuperen de manera automática podemos indicarlo desde el menú Editar > Preferencias > General, desmarcando el check de Etiquetar elementos automáticamente con palabras clave y encabezados de materia.

Además, cada usuario puede definir todas las etiquetas que quiera (identificadas porque tienen el icono de la etiqueta en color azul).

Para añadir una etiqueta hay que seleccionar la referencia y en la pestaña Etiquetas pulsar el botón añadir. Además, se puede asignar un color distintivo a las etiquetas seleccionándolas en el panel de etiquetas con el botón derecho del ratón y eligiendo la opción Asignar color. Este color se muestra justo delante del título de la referencia.

Para añadir una etiqueta a un conjunto de referencias, podemos seleccionarlas y arrastrarlas encima de la etiqueta que se quiera añadir.

Las etiquetas también pueden añadirse a los documentos y las capturas de la Web que se incluyan en cada referencia.

Las etiquetas pueden utilizarse como filtros para recuperar referencias de nuestras colecciones. Seleccionando una etiqueta, en el panel central se muestran todas las referencias que la contienen. Se puede seleccionar más de una etiqueta a la vez.

Desde el icono Añadir adjunto o seleccionando la referencia con el botón derecho del ratón se pueden adjuntar ficheros a las referencias de nuestra biblioteca. También pueden añadirse enlaces a una página web o a la ubicación del archivo en nuestro ordenador.

Si adjuntamos un fichero PDF es posible subrayar y añadir anotaciones en el mismo.

Hay varias opciones para añadir Notas a una colección o a una referencia:

• Con el icono de la barra de herramientas
• Seleccionando la referencia con el botón derecho del ratón
• En la pestaña Notas del panel de información de la referencia con el botón añadir

Las notas añadidas a colecciones se muestran en el panel central al nivel de las referencias.

Zotero tiene integrado un lector para archivos en formato pdf. Los documentos se abren en una pestaña nueva dentro de la propia aplicación y podemos trabajar con ellos resaltando fragmentos de texto en varios colores y añadiendo notas al texto o a un área previamente seleccionada (imagen, tabla, etc.)

Añadir notas y notas con anotaciones

Las anotaciones realizadas en el pdf pueden convertirse en notas visibles en el elemento de la colección:

• En la pestaña del lector pdf, abrimos el panel de notas desde el icono de la esquina superior derecha
• Con el signo + se despliegan dos opciones:
  • añadir una nota de elemento, que se muestra como una nota dentro del elemento de la colección
  • añadir una nota de elemento que muestre las anotaciones que hayamos ido haciendo en el documento

También podemos arrastrar una anotación individual del documento al panel de notas.

Para añadir directamente una nota con las anotaciones del documento desde la lista de elementos de una colección, hay que seleccionar la opción Añadir una nota a partir de las anotaciones que aparece al seleccionarlo con el botón derecho del ratón.

 

Trabajar con las anotaciones y las notas

En el panel de edición de las notas tenemos las opciones de:

• mostrar en la biblioteca (si las estamos viendo desde la pestaña del lector pdf)
• editar en una ventana separada
• mostrar los colores de las anotaciones
• ocultar las citas de las anotaciones

Seleccionando el texto de cada anotación se nos da la opción de mostrarlo en la página (abre el pdf en el lector de Zotero justo en el fragmento anotado) o desvincularlo del texto.

Las citas para cada fragmento resaltado o con anotaciones se añaden de manera automática y, si las seleccionamos, podemos editarlas para añadir otros elementos en la misma nota u ocultarla.

Añadir notas al procesador de texto

El complemento de Zotero para Word incluye la opción Add Note y permite insertar cualquier nota de Zotero directamente en el documento.

 Más información en la pestaña Insertar notas del apartado Crear bibliografías e insertar citas